Op donderdag 29 februari en vrijdag 1 maart 2024 maken UMC Utrecht, Prinses Máxima Centrum en Centraal Militair Hospitaal de overstap naar een nieuwe versie van het elektronisch patiëntendossier (EPD).

Zij nemen een nieuwe versie van het EPD in gebruik omdat dit bijdraagt aan een betere zorg voor patiënten en aan een efficiëntere manier van werken voor collega’s en verwijzers.

Tijdens de Go Live periode op donderdag 29 februari en vrijdag 1 maart 2024, zetten zij alle (patiënt-)gegevens over naar de nieuwe versie van het EPD, waardoor hun zorg tijdelijk wordt afgeschaald. Zij hebben Go Live procedures voor dossiervoering en voor de verwijzing van spoedpatiënten klaarstaan, deze zijn vergelijkbaar met de reguliere noodprocedures.

Onderstaand lees je over de maatregelen die UMC Utrecht neemt en de mogelijke consequenties voor jouw organisatie. Over de maatregelen van Prinses Máxima Centrum en Centraal Militair Hospitaal wordt je apart geïnformeerd, indien dit relevant voor je is.

Bericht vanuit UMC Utrecht:

Spoedzorg

Spoedeisende Hulp (SEH)
Voor de acute zorg beperken wij op donderdag 29 februari en vrijdag 1 maart 2024 de instroom op de SEH.

Met de ambulancedienst en omliggende ziekenhuizen is afgesproken dat er gedurende de periode donderdag 29 februari 2024 4.00 uur tot en met vrijdag 1 maart 2024 21.00 uur gewerkt wordt met een presentatiestop. Dit betekent dat gedurende deze periode de ambulance alleen naar de SEH van het UMC Utrecht rijdt, als de zorg in urgentie niet elders geleverd kan worden. Dit geldt voor nieuwe patiënten en ook voor patiënten die bekend zijn in het UMC Utrecht, het WKZ, het Prinses Máxima Centrum en het Centraal Militair Hospitaal.

Patiënten met een acute zorgvraag waarvoor de expertise van het UMC Utrecht nodig is, of die dusdanig tijdkritisch is dat uitwijken naar een ander expertisecentrum (buiten de regio) niet mogelijk is, worden opgevangen in het UMC Utrecht.

Tussen donderdag 29 februari 2024 4.00 uur en vrijdag 1 maart 2024 21.00 uur verzoeken wij:
Alle verwijzers om patiënten naar omliggende ziekenhuizen te verwijzen. Informatie over deze patiënten kan natuurlijk vanuit het behandelend specialisme van het UMC Utrecht verstrekt worden aan het ziekenhuis waar de patiënt opgevangen wordt. Indien doorverwijzen naar UMC Utrecht toch nodig is, dan verzoeken wij u via de bekende telefoonnummers contact op te nemen met de SEH van het UMC Utrecht.
Ambulancediensten om patiënten binnen het hierboven beschreven tijdsbestek naar omliggende ziekenhuizen te brengen.

Geboortezorg
De acute geboortezorg blijft wel mogelijk in afstemming met de dienstdoende klinisch verloskundige of gynaecoloog. U kunt contact opnemen met de reguliere contactpersoon.

Patiëntgegevens
Wij verzoeken u bij spoedzorg een uitdraai van de gegevens met de patiënt mee te geven.

Afspraken in het ziekenhuis

Poliklinieken, onderzoeken, geplande operaties, dialyses en bestralingen
Er vinden op donderdag 29 februari 2024 en vrijdag 1 maart 2024 in principe geen geplande polibezoeken, geen geplande onderzoeken en geen geplande operaties plaats. Dialyses en bestralingen vinden wel volgens normale planning plaats.

Telefonische bereikbaarheid poliklinieken
De poliklinieken van het UMC Utrecht zijn op donderdag 29 februari 2024 en vrijdag 1 maart 2024 alleen voor medische spoed bereikbaar voor patiënten en zorgverleners. Het maken, wijzigen en afzeggen van afspraken is helaas niet mogelijk. Vrijdag 1 maart vanaf 13.00 uur verwachten we weer regulier bereikbaar te zijn.

Laboratorium
De laboratoria van het UMC Utrecht zijn beperkt open voor de noodzakelijke diagnostiek t.b.v. UMCU/WKZ/PMC/CMH/AMZ.

Radiologie
De afdeling Radiologie van het UMC Utrecht is gesloten van 29 februari 2024 8.00 uur tot en met vrijdag 1 maart 2024 13.00 uur. Alleen radiologieonderzoeken die via de SEH in de avond en nacht binnenkomen, worden in behandeling genomen. Op vrijdag 1 maart 2024 vanaf 13.00 uur hervat het UMC Utrecht de normale werkzaamheden. Uitslagen ontvangt u via Edifact berichtgeving.

Apotheek
De poliklinische apotheek is op donderdag 29 februari 2024 en vrijdag 1 maart 2024 geopend voor spoedleveringen van medicatie waarvoor de patiënt bij het UMC Utrecht moet zijn.

Reeds afgestemde leveringen met betrekking tot specialistische farmaceutische zorg, zoals infusen voor thuistherapie, zullen geleverd worden.

Ontslagrecepten kunnen gedurende de Go Liveperiode niet digitaal verzonden worden. Met uitsluiting van medicatie waarvoor de patiënt aangewezen is op de poliklinische apotheek, zal voor de overige ontslagmedicatie een papieren recept uitgeschreven worden. Met dit recept zal de patiënt een beroep doen op de thuisapotheek.

Ontslag en overdracht van patiënten

Bij ontslag/overdracht van patiënten, op donderdag 29 februari 2024 en vrijdag 1 maart 2024, kan het voorkomen dat gegevens op papier worden meegegeven. De ontslagbrief kan enige vertraging oplopen.

We beperken de ontslagen/overdrachten tijdens deze periode zoveel mogelijk, waardoor voor en na deze periode iets meer ontslagen/overdrachten kunnen voorkomen dan gebruikelijk. Via de reguliere contacten overleggen we hoe we dit goed kunnen stroomlijnen.

Contact met het ziekenhuis en verwijzingen

Onze artsen en medewerkers zijn aanwezig in het ziekenhuis. Zij zijn via de reguliere kanalen bereikbaar, ook voor de teleconsulten.

Op donderdag 29 februari 2024 en vrijdag 1 maart 2024 blijft het mogelijk om patiënten naar het UMC Utrecht te verwijzen, maar bij voorkeur vragen we u de patiënt vóór woensdag 28 februari 7.00 uur of na vrijdag 1 maart 13.00 uur te verwijzen.

Verwijzingen binnengekomen tussen woensdag 28 februari 7.00 uur en vrijdag 1 maart 13.00 uur zullen pas na vrijdag 1 maart 13.00 uur opgepakt worden. Het verwerken van verwijzingen zal hierdoor rond deze overgangsperiode enige tijd langer duren dan u gewend bent.

Bij spoedverwijzingen in deze periode, zoals gebruikelijk, ook altijd telefonisch contact opnemen.

Einde Go Live procedure

We verwachten op vrijdag 1 maart 2024 vanaf 13.00 uur live te zijn met de nieuwe versie van het EPD. Vanaf dat moment schalen we de bedrijfsvoering langzaam weer op.

Bij rampen en calamiteiten

Na de start van de Go Live procedure op donderdag 29 februari 2024 om 8.00 uur is het niet meer mogelijk om de overgang naar de nieuwe versie van het EPD te onderbreken. Bij rampen en/of calamiteiten verlenen we de primaire zorg, die niet door de omliggende ziekenhuizen kan worden opgevangen. Het Calamiteitenhospitaal is te allen tijde beschikbaar om de opvang van de patiënten te garanderen.

Heeft u vragen?
Als u vragen heeft, neem dan gerust contact op via dit adres, of rechtstreeks met uw contactpersoon, als u die heeft. Mochten uw patiënten vragen hebben, dan kunt u hen doorverwijzen naar dit adres.

Wij danken u alvast hartelijk voor de opvang van de mogelijke hinder die u van onze overstap op een nieuw EPD kunt ondervinden.