Robbert Keppel: Teamsprint

Naam: Robbert Keppel
Praktijk: Huisartsen Maarn-Maarsbergen te Maarn
Thema: Efficiëntere praktijkvoering
Project: Teamsprint

Efficiëntere praktijkvoering realiseren door gebruik van Microsoft Teams speciaal gericht op de huisartsenpraktijk. Dát is het doel van Robbert Keppel. Dream big, start small & begin now!

Onze ervaring
Anno 2021 is iedereen druk, drukker en drukst. Zo ook de gezondheidszorg en in het specifiek de huisartsenpraktijken. De regeldruk blijft zich opstapelen en het takenpakket van een huisartsenpraktijk breidt zich steeds verder uit.

‘Waar stonden die werkafspraken ook alweer? Waar vind ik hoe de 24h-bloeddrukmeter ook al weer werkt? Hoe zit het met de voorraad mondkapjes? Wat was ook alweer de inlog van ons patiëntenportaal? Wie is wanneer op vakantie? Is er iets veranderd in de COVID werkinstructies?’ dat vroegen wij ons dagelijks af. Mijn collega’s en ik misten een efficiënte, toegankelijke en moderne manier om alle niet-direct patiëntgebonden informatie goed te kunnen benutten op één centrale plek.

Onze wens was om op een modernere manier te werken. Dus geen ellenlange mails, notulen en verslagen meer aan elkaar. Dit werd verwarrend qua hoeveelheid, was tijdrovend én een deel werd niet gelezen. Want wat wilden we het liefst? Meer tijd voor de patiënt. En wat ervaarden we? Minder tijd voor de patiënt. We besloten hier daadwerkelijk iets aan te doen in plaats van alleen te blijven roepen in de woestijn. Microsoft Teams zou ons hier bij helpen!

In Maarn begonnen we om Microsoft Teams volledig in te zetten in onze praktijk. We maakten een blauwdruk van Teams-kanalen die wij belangrijk vonden om zo gericht informatie te delen, terug te vinden, digitaal te vergaderen, simpel te chatten, taken bij te houden en een jaarplanning te maken.

Ons doel
Efficiëntere praktijkvoering realiseren door gebruik van Microsoft Teams speciaal gericht op de huisartsenpraktijk. Dit zorgt ervoor dat alles op het gebied van afspraken, mededelingen en communicatie, die niet-direct patiëntgebonden is, verloopt via deze route. Eindresultaat: ontzorgen van onze huisartsenpraktijk zodat wij meer kunnen zorgen voor onze patiënten.

Ons project loopt nu ruim 2 jaar en is voor ons een voltreffer gebleken. We zijn minder tijd kwijt aan nutteloze zaken en hebben meer tijd voor patiëntenzorg. Bijkomend voordeel is dat we nu ook beter in staat zijn nieuwe projecten samen op te pakken. Doordat we onze praktijk anders organiseren, hebben we, ondanks alle corona perikelen, toch tijd voor onze patiëntenzorg. Ons doel is bereikt!

Ons project
De basis van ons project is dat we alle niet-direct patiëntgebonden informatie in Microsoft Teams hebben. Alle direct patiëntgebonden informatie staat in Promedico ASP. Doordat we maar 2 systemen gebruiken is er meer duidelijkheid en rust in onze praktijkorganisatie.

Om nog een voorbeeld te geven. We zijn in Microsoft Teams simpelweg gaan bijhouden welke instanties ons nog papieren post stuurden. In het kader van verduurzaming altijd goed maar post is ook tijdrovend. Alleen al het openmaken, scannen, beoordelen, verwerken, etc. De instanties werden voor iedereen inzichtelijk. We hebben deze benaderd. In the end: minder papieren post, minder tijd kwijt en minder frustratie erover.

Omdat wij ons succes graag delen om andere praktijken te ondersteunen bij een toekomstbestendig gebruik van Microsoft Teams hebben wij onze ervaringen uitgewerkt in een Teamsprint-model. Andere praktijken zijn er al mee aan de slag gegaan en met succes. Lees meer over dit model en welke fases de implementatie kent in dit model.

Wat willen wij delen
Dream big, start small & begin now!Vraag je eerst af wat nodig is in je eigen praktijk om dit project te doen slagen. Dat is belangrijk om mee te nemen bij de inrichting van Microsoft Teams. Doe er niet te lang over en ga gewoon aan de slag. Teams is en blijft een dynamische en lerende omgeving. Het mooie is dat wij hierdoor veel meer werkplezier gekregen hebben. Als je Microsoft Teams goed inricht levert het op de werkvloer rust en ruimte op. Dit resulteert in meer tijd voor de patiënt en elkaar. Een efficiency slag dus.

Het is belangrijk je te realiseren dat het integreren van Microsoft Teams in je praktijk een goede voorbereiding vergt. Je moet je verschillende dingen afvragen. Hoe wil ik het inrichten? Wie geef ik welke rechten? Wat is belangrijk voor mijn praktijk? Deze voorbereiding kost vooraf tijd en energie maar is het dubbel en dwars waard.In een latere fase gingen we het praktijkbreed implementeren. Je wil het breed gedragen doen en iedereen meenemen. Dat houdt in dat je van elkaar gaat leren én blijft leren. Een dynamisch proces.

En als laatste. Zorg ervoor dat er altijd ruimte is voor vragen aan elkaar. Alleen dan breng je het naar een succesvol niveau. Er moet altijd aandacht blijven voor het aanpassen van Teams. Moet er iets bij? Moet er iets af? Werkt het nog naar behoren? Kortom evalueren van je project is nodig om het toekomstbestendig te houden. Wij kijken terug op een geslaagd project waar iedereen in onze praktijk de energie in wilde steken. Ook al vergt het veel van elkaar, we zagen allemaal de noodzaak om mee te gaan in deze verandering.

Meer weten
Mocht je geïnspireerd zijn door het verhaal van Robbert en nog vragen hebben dan kan je Robbert benaderen.